Verslo procesų tobulinimas

Verslo procesų tobulinimas (Business Process Improvement) yra privaloma kiekvienos modernios įmonės užduotis. Ir nesvarbu, ar peržiūrėti procesus verčia rinkos konkurencijos spaudimas, ar noras stiprioje įmonėje užtikrinti tinkamą kokybės valdymą. Procesinis, o ne funkcinis, požiūris į verslą seniai įrodė savo privalumus.

Ankstesnis, 90-taisiais susiformavęs požiūris į verslo procesų pertvarkymą (Business Process Reingeneering) kaip į revoliucinį procesą, pagal kurį visus esamus (As-Is) procesus keičia siekiami (To-Be) procesai, šiai dienai yra praktiškai paneigtas. Didelės pertvarkos, radikaliai keičiančios daugiau kaip pusę esamų procesų, yra pateisinamos tik keletu atvejų, pavyzdžiui, įmonių susijungimo ar pilno veiklos krypties pakeitimo atveju.

Tuo tarpu didžiuma atvejų verta dirbti „žingsnis po žingsnio“ principu: nustatyti įmonės vertės grandinei didžiausią įtaką turinčius tobulintinus procesus ir jų reorganizavimo eiliškumą. Klasikiniai tokių procesų pavyzdžiai: atsargų lygio valdymas sandėlyje (Replenishment), asortimento valdymas,
gamybos pajėgumų valdymas (Capacity Management), sandėliavimo procesų valdymas. Šiems procesams pagerinti galima pasitelkti efektyvias metodikas (pvz. Lean ar TOC), pasiremti geriausia verslo praktika, ir per sąlyginai trumpą laiką gauti efektyvų, išmatuojamą rezultatą.

Pagrindinė konsultanto užduotis yra padėti įmonei susivokti, kokie procesai yra svarbiausi, kurie iš jų yra labiausiai tobulintini, ir pasiūlyti konkrečius žingsnius procesams pagerinti. Procesus patobulinti siekiančiai įmonei mes siūlome tokią darbo schemą:

  • Veiklos diagnostika
Skirtingai nuo klasikinėje procesų tobulinimo teorijoje siūlomos veiklos procesų analizės siūlome mažesnės apimties darbą – veiklos diagnostiką. Savo patirtimi įsitikinome, kad išplėtotas esamos būklės analizavimas ir esamų procesų formalizavimas  neturi didesnės vertės klientui. Diagnostikos metu pokalbiuose su įmonės savininkais ir darbuotojais analizuojame esamą verslo valdymo organizavimo modelį, įvardiname esminius ir palydinčius verslo procesus, nustatome jų stipriąsias ir silpnąsias puses. Be to, išklausome vizijas apie Įmonės ateitį, tikslus ir misiją. Taip pat šiame etape prašome pateikti įvairias finansines veiklos ataskaitas, kurios suteikia papildomos informacijos apie verslo valdymo modelio efektyvumą.

Diagnostika gali trukti nuo trijų darbo dienų iki kelių savaičių, priklausomai nuo įmonės dydžio ir numatomų pokyčių apimties. Šio etapo rezultatas yra prezentacija, apibendrinanti gautą informaciją ir nustatanti gaires tolimesnei Projekto eigai. Prezentacija pristatoma įmonėje ir išdiskutuojama plačiame rate.
  • Koncepcinio veiklos vykdymo modelio parinkimas
Po diagnostikos etapo skiriame laiko koncepciniam veiklos modeliui parinkti, pristatyti, aptarti ir pasitvirtinti.  Tokiame modulyje pasitvirtiname šias svarbiausias siekiamybes:
    • Įmonės vertės grandinė
    • Būsima organizacinė ir valdymo struktūra
    • Pagrindinių verslo procesų žemėlapis
    • Atsakomybė už pagrindinius verslo procesus
  • Tobulintinų procesų identifikavimas

Procesai niekada nėra vienodai svarbūs. Be to, dalis procesų, ypatingai palaikančiųjų pagrindinę veiklą,  yra specializuoti, sukoncentruoti viename įmonės padalinyje ir veikia efektyviausiai tada, kai juos valdyti savarankiškai leidžiama patyrusiam padalinio vadovui. Toks pavyzdys galėtų būti personalo valdymo skyrius ir jo vykdomi personalo atrankos, ugdymo ir kiti procesai. Juos pagerinti, jei tai būtina, gali labai siaurai specializuoti personalo valdymo kursai, mokymai ar konsultantai.

  • Procesų pertvarkymas. Naujų procesų, procedūrų ir tvarkų standartizavimas

Pasirinktiems tobulintiniems procesams pagerinti ieškome geriausių sprendimų. Pasitelkiame ekspertus, turinčius specializuotos patirties reikiamoje srityje – logistikoje, mažmenoje, gamyboje. Kartu su klientu pasiekiame optimalų, įmonei geriausiai tinkamą sprendimą. Nustatome konkretų, išmatuojamą  pertvarkos tikslą.

Procesus, procedūras ir tvarkas formalizuotai aprašome, naudodami pasauliniu standartu tapusią BPMN (Business Process Modeling  Notation) metodiką.

  • Pokyčių valdymas

Padedame įmonei susidaryti tolesnių veiksmų planą pasiekti numatytiems pokyčiams. Tai gali būti įvairūs veiksmai, pradedant personalo pokyčiais ir baigiant reikalavimais informacinei sistemai. Tolesnis mūsų dalyvavimas pokyčiuose priklauso nuo įmonės apsisprendimo. Galime dalyvauti kaip patarėjai, projekto dalyviai, o prireikus imamės ir tiesioginio pokyčių įgyvendintojų vaidmens.